Le flex office se définit principalement par le partage de bureaux en entreprise : au lieu d’avoir un poste de travail personnel, les employés se partagent un nombre limité de bureaux disponibles. Chaque jour, ils peuvent réserver une place en fonction de leur besoin, et doivent le débarrasser entièrement à la fin de la journée pour laisser la place au suivant.

Précédemment timide et marginal, le flex office s’est généralisé depuis la crise sanitaire. Cette pratique, visant principalement à optimiser les coûts et à mieux utiliser les espaces, a permis à de nombreuses entreprises de tirer parti du télétravail et de couper une grosse partie de leurs dépenses habituelles sur ce pôle, tout en repensant leur organisation.

Alors, en quoi consiste exactement le flex office ? Quels sont ses avantages ? Ce modèle flexible et économique cache-t-il un revers de médaille ? Est-ce vraiment sans conséquence sur le quotidien des salariés et leurs performances ? Et surtout, quelles alternatives pour les entreprises qui veulent tout : la flexibilité, la performance, et la satisfaction de leurs salariés ?

 

 

Qu’est-ce que le flex office ?

Le flex office (de l’anglais flexible office), est une organisation du travail où les bureaux ne sont plus attitrés individuellement mais partagés entre les salariés selon leurs besoins quotidiens. Il rompt ainsi avec le modèle traditionnel de bureaux fixes, rebattant les cartes en matière d’occupation des lieux de travail. L’espace de travail n’est plus organisé autour de bureaux individuels attribués à chaque salarié, mais propose des espaces diversifiés selon les besoins des employés.

Le flex office apparaît dans les années 1990 aux États-Unis et en Europe du Nord, d’abord timidement, en réponse à la nécessité d’optimiser l’occupation des espaces de bureaux. Son objectif premier, c’est d’optimiser l’espace avec un meilleur taux d’occupation des postes de travail et de réduire les coûts immobiliers. Il concerne alors essentiellement certaines catégories de métiers comme les commerciaux, qui se déplacent souvent chez les clients ou les prospects et ne sont donc que ponctuellement au bureau.

Depuis la crise sanitaire de 2020, qui a profondément bousculé les habitudes de travail, le flex office connaît un nouvel essor. Avec la quête d’un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle qui en a découlé, et grâce à la généralisation du télétravail qui a permis d’adapter ce système à une plus grande variété d’activités et de métiers, les entreprises pensant trouver leur compte dans le flex office se font plus nombreuses.

Pour adopter le flex office, il est possible de trouver une structure type coworking par exemple, un local déjà aménagé pour accueillir cette façon de travailler, ou encore d’aménager ses propres locaux. Ce dernier choix peut s’avérer risqué car il demande d’investir pour repenser et aménager entièrement les locaux. Nous vous le déconseillons si vous n’avez encore jamais essayé cette organisation (ou une approchante type desk sharing), et si vous n’êtes pas certain que votre équipe s’y adaptera facilement.

À savoir : peut-être avez-vous entendu parler de desk sharing (bureau partagé), de flex desk (bureau libre) ou de free seating (bureau nomade) ? Ces expressions décrivent toutes l’absence de poste de travail fixe.

 

 

Les avantages et les limites du flex office

Le flex office ne se limite pas à un simple changement d’aménagement. Son impact se fait sentir au quotidien, tant sur l’organisation que sur l’expérience des salariés. Avant de faire le choix du flex office, il est essentiel de connaître en détail les avantages et limites de ce modèle et d’étudier votre propre balance bénéfices / risques.

 

Les avantages du flex office

Le flex office séduit de nombreuses entreprises pour sa capacité à optimiser l’utilisation des espaces de travail tout en favorisant une nouvelle dynamique collective :

• Optimisation de l’espace et des coûts :
  En supprimant les postes fixes inutilisés et en faisant tourner les salariés sur des bureaux partagés, le flex office permet de mieux exploiter la surface disponible. Cela évite les bureaux vides et améliore le taux d’occupation global des locaux. En louant plus petit, on réduit le coût immobilier, mais aussi les charges (électricité, entretien), et les équipements à financer.
• Stimulation du travail transversal :
  Chaque jour, on incite les collaborateurs à travailler dans des espaces et sur des bureaux différents ; ils s’installent donc régulièrement à côté de personnes différentes. Le flex office favorise ainsi les rencontres informelles et la transversalité entre services, ce qui peut enrichir les échanges et encourager de nouvelles formes de collaboration.
• Diversité des environnements de travail :
  En mettant à disposition différents espaces de travail, les salariés peuvent trouver celui qui leur convient le mieux selon leur besoin du moment. Cette liberté permet une meilleure gestion de l’énergie et de la productivité au fil de la journée.

 

Les limites du flex office

Malgré ses avantages, le flex office présente des freins, particulièrement lorsqu’il est mal anticipé ou généralisé sans accompagnement :

• Manque de repères et perte d’ancrage :
  Sans bureau attitré et la possibilité de se l’approprier, certains salariés peuvent se sentir déracinés ou instables, ce qui peut perturber leur sentiment d’appartenance à l’entreprise, mais aussi leur productivité.

Dans son ouvrage La digitalisation du travail : Nouveaux espaces et nouvelles temporalités de travail, la professeure en Psychologie du travail et des organisations Emilie Vayre souligne que les salariés ont tendance à investir le même espace de travail malgré le flex office et qu’ils ne peuvent s’empêcher d’y déposer des effets personnels. De plus, nombreux sont les employés à vivre la suppression des bureaux attitrés comme une perte. En matière d’organisation, l’autrice insiste également sur le fait qu’un environnement de travail plus flexible n’est pas automatiquement un gage de performances accrues.

• Clean desk :
  Dans une organisation de flex office, tous les collaborateurs débarrassent leurs affaires le soir et laissent les lieux intacts pour le lendemain. Ils ne doivent laisser aucune affaire personnelle, qu’ils ont souvent la possibilité de mettre à l’abri dans des casiers. Il leur est impossible de personnaliser leur espace de travail, ce qui empêche d’installer des repères visuels ou affectifs et peut nuire au confort de travail pour certains.
• Charge mentale accrue :
  Chaque jour, le collaborateur doit prévoir à l’avance le type d’espace dont il aura besoin (réunion, appel, concentration…), voire le réserver la veille, ce qui ajoute une dimension d’organisation supplémentaire, parfois pesante.
• Risque de conflits :
  Sans un système de réservation fiable et parfaitement géré, les postes peuvent être sur-occupés ou mal répartis. Les erreurs, doublons ou annulations de dernière minute peuvent créer des tensions entre collègues et entraîner une perte de temps. De plus, cela demande d’avoir bien évalué le besoin et réfléchi la répartition des espaces en amont.
• Sentiment de déclassement ou de frustration :
  Comme l’explique la professeure en psychologie du travail Émilie Vayre, la disparition du bureau attitré est souvent perçue comme une perte de statut ou de reconnaissance. Les salariés cherchent malgré tout à s’approprier un espace, même temporaire, ce qui montre que le besoin d’ancrage reste fort.
• Flexibilité ≠ performance garantie :
  Un espace flexible n’entraîne pas nécessairement une amélioration de la productivité ou de la cohésion. Sans cadre clair et sans accompagnement, le flex office peut au contraire générer du désengagement ou des effets contre-productifs à long terme.

 

 

Les bureaux opérés : l’alternative idéale au flex office

Pour les entreprises qui se penchent sur la possibilité de faire du flex office pour des raisons économiques mais ne sont pas certaines de la réaction de leurs équipes, ou pour celles qui se sont déjà lancées mais se confrontent aux limites de ce modèle, il est possible de pivoter vers une solution qui offre de nombreux avantages similaires sans pour autant imposer une organisation complexe : les bureaux opérés.

Les bureaux opérés, ce sont des bureaux mis à disposition pour des équipes dans un centre d’affaires. Avec ce modèle, plusieurs entreprises cohabitent dans un même lieu, et chacune a son ou ses propres bureaux. Ces entreprises profitent des zones de travail mises à disposition par le centre d’affaires : salles de réunion, boîtes silencieuses, zones informelles, espaces de détente… tout en gardant ses propres bureaux.

Avec les bureaux opérés, vous ne louez que l’espace dont vous avez réellement besoin à l’instant T. Votre équipe s’apprête à accueillir de nouveaux collaborateurs ? Vous avez besoin d’un espace dédié en vue d’un projet temporaire ? Lorsque vos effectifs fluctuent, demandez l’ajout ou la restitution de bureaux, sans contraindre vos collaborateurs à libérer soudainement le bureau qu’ils avaient investi.

Ainsi, on retrouve de nombreux avantages du flex office, sans pour autant déposséder ses équipes :

• Optimisation de l’espace et du coût des locaux : vous ne payez que pour ce dont vous avez besoin, et évitez les surcoûts liés à l’espace inutilisé.
• Souplesse organisationnelle : vous ajustez votre formule en fonction des besoins de votre entreprise, accueillez facilement de nouveaux collaborateurs, et mettez en place une équipe spécifique pour un projet en un rien de temps !
• Stimulation du travail transversal : vous encouragez les rencontres entre les différentes équipes en leur offrant la possibilité de se rencontrer dans les espaces de pause et de détente. Ils peuvent créer des liens avec des personnes d’autres entreprises et s’ouvrir à de nouveaux points de vue ou façons de travailler.
• Diversité des environnements de travail : avec les bureaux opérés, vous pouvez profiter des différentes zones de travail déjà existantes, sans contraindre vos équipes à passer par des étapes fastidieuses de planification et de réservation. Comme dans un coworking, ils peuvent s’installer et travailler là où il y a de la place, comme bon leur semble.

 

 

Si le flex office offre de nombreux avantages, les inconvénients peuvent être de véritables freins à sa mise en place. Qualifié de moderne et flexible, il peut cependant devenir un véritable casse-tête et miner le moral des équipes, contraintes par cette organisation qui peut manquer de fluidité, et même perdre leur sentiment d’appartenance dans l’entreprise.

Plus stables que le flex office sans perdre en flexibilité, les bureaux opérés vous épargnent la rigidité des modèles traditionnels tout en accueillant vos équipes dans un environnement professionnel de standing. Votre partenaire Pearl Partner vous propose des bureaux opérés premium, un contrat souple et une gestion complète de services. Contactez-nous afin de découvrir vos futurs bureaux à Nice ou à Sophia Antipolis.